۲. تنظیم نامه
متن نامه را مختصر، رسمی و ترجیحاً تایپ‌شده آماده کنید تا خوانایی بیشتری داشته باشد.

در انتهای نامه نیز مهر، امضا و تاریخ درج شود.

۳. نکات مهم فایل و پیوست‌ها
مطابق راهنمای سامانه:

– نامه‌ها باید دارای مهر سازمان و امضا باشند.
– فایل پیوست باید در قالب‌های مجاز و با حجم حداکثر ۵۰۰ کیلوبایت باشد.
– نام فایل فقط شامل حروف انگلیسی باشد و از کاراکترهای غیرمجاز استفاده نشود.
– پیوست‌ها باید به‌صورت اسکن رنگی و خوانا ارسال شوند.
– نامه‌ها باید بدون خط‌خوردگی و در صورت امکان تایپ‌شده باشند.
– نامه‌های حاوی مطالب توهین‌آمیز ثبت نخواهند شد.